Придя на новую фирму, любой главный бухгалтер начинает с того, что принимает дела у своего предшественника (по крайней мере, думает о том, что это нужно сделать). Для начала нужно выяснить, имеется ли лицо, у которого Вы должны принять дела, и настроено ли это лицо передавать дела новому главному бухгалтеру? Не секрет, что передача дел зависит от отношений между уходящим бухгалтером и работодателем, а также от порядочности уходящего бухгалтера и причин, по которым он решил оставить предприятие.
Ясно, что целью такой процедуры, как передача дел от одного бухгалтера к другому, является разграничение ответственности за действия «старого» и «нового» бухгалтеров.
Ответственность за организацию бухгалтерского учета на предприятии и обеспечение регистрации всех хозяйственных операций несет руководитель организации. Он же отвечает за сохранность первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности. Это установлено Законом Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.1999г. №996. Поэтому руководитель предприятия тоже должен быть заинтересован в том, чтобы смена бухгалтера прошла безболезненно.
Отметим, что в законодательстве нигде не закреплен порядок передачи дел от одного главного бухгалтера другому. Более того, Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» не содержит требования относительно проведения проверки старой бухгалтерской документации новым бухгалтером. Поэтому каждый бухгалтер предъявляет к предшественнику свои требования, а некоторые считают, что ничего никому передавать не нужно.
Мое мнение таково. Передавать дела при смене бухгалтера необходимо и отнестись к этому нужно неформально.
Сразу отмечу, что передача дел и составление соответствующего акта не даст гарантии того, что в учете все правильно, что все документы имеются в наличии и правильно оформлены. Ведь проверить все первичные документы за несколько дней невозможно. Да и как можно знать, что должно быть? Для этого нужно проверять каждую хозяйственную операцию. А если обращать внимание на оформление документов, то передача дел затянется на долгое время.
Кроме того, нельзя говорить и о том, что новый бухгалтер полностью избавлен от ответственности за налоговые ошибки своего предшественника. Ведь, например, декларация о прибыли предприятия (а также и бухгалтерский баланс) составляется нарастающим итогом с начала года. Так что новый бухгалтер отвечает за все то, что содержится в декларации, даже если он начал работать в декабре. Более того, некоторые показатели переносятся из декларации одного года в декларацию другого года (балансовая стоимость основных средств и нематериальных активов, балансовая стоимость запасов, убытки прошлого года от операционной деятельности, убытки от операций с ценными бумагами, расчеты по дивидендам). Поэтому новый бухгалтер вынужден опираться на данные, которые «достались» ему от «старого» бухгалтера.
Конечно, самым оптимальным вариантом при смене бухгалтера, является проведение аудита. Это позволяет ускорить темпы и повысить качество проверки. Кроме того, преемнику не придется самому выполнять огромную неблагодарную работу. Однако, найдется совсем немного директоров предприятий, готовых платить за аудиторскую проверку, тем более, если бухгалтер меняется не один раз в год.
Тем не менее, передавать и принимать дела необходимо:
- это поможет Вам быстрее включиться в учетный процесс, понять документооборот и специфику нового предприятия;
- вы сможете быстро ознакомиться с учетной политикой, т.к. по крайней мере, до конца учетного года Вам придется применять те же принципы учета, которые использовал предшественник;
- вы поймете, все ли необходимые регистры учета имеются в наличии и как организован налоговый учет;
- вы узнаете, как и где хранятся бухгалтерские и налоговые документы и договора.
Передача дел от одного бухгалтера к другому оформляется актом приема – передачи дел. В акте указывается дата осуществления передачи. Акт составляется в произвольной форме. Вот некоторые рекомендации по составлению такого акта и приложений к нему:
• В акте следует указать период, за который переданы первичные документы. Можно, конечно, перечислять полученные папки с документами, однако, важнее не сами папки, а документы, содержащиеся в них. Поэтому, если нет возможности проверить каждый документ, то перечень папок теряет смысл. Обратите внимание на дату последней проверки. Если на предприятии проходили проверки контролирующих органов, то новому бухгалтеру необходимо изучить акты последних проверок органами ГНИ, фондами социального страхования. В этом случае новый бухгалтер может проверять только ту документацию, которая образовалась в деятельности после акта проверки. Если проверки не было, то документы за период с самого начала деятельности предприятия должны быть в наличии. Посмотрите перечень договоров, обращая внимание на «нестандартные».
• Укажите журналы и книги, которые Вы принимаете: главная книга, кассовая книга, журналы регистраций доверенностей, книги учета продаж и приобретений, реестры налоговых накладных и пр. Если какие-то регистры отсутствуют, обязательно укажите это в акте и начинайте ведение соответствующего регистра с момента передачи дел.
• Перечислите, какую отчетность и за какие периоды Вы приняли.
• Приложите к акту перечень всех расчетных счетов предприятия, с указанием их номеров, остатков по счетам и наименования отделения банка. Посмотрите договор о полной материальной ответственности кассира и зафиксируйте остаток наличных денег в кассе, а также номера чековых книжек.
• Независимо от того, автоматизирован учет или нет, обязательно приложите к акту оборотно — сальдовую ведомость и журналы — ордера на дату передачи дел (лучше, если эта дата совпадет с датой окончания месяца), аналитические ведомости по всем счетам. Эти документы должны быть подписаны уходящим бухгалтером. Не вносите исправления в учет задним числом. Все, что Вы считаете нужным исправить, делайте уже в «своем» периоде.
• Особое внимание обратите на документы, относящиеся к заработной плате: при необходимости готовить справки о заработной плате сотрудников за разные периоды времени, начислять отпускные или отчитываться по персонифицированным данным в конце года придется Вам. Все расчетные ведомости должны быть напечатаны и подписаны бухгалтером и руководителем. Обратите внимание на наличие заявлений о применении налоговой социальной льготы.
• Приложите к акту список кредитных договоров, с указанием срока погашения и суммы задолженности.
• Наличие перечня дебиторов и кредиторов предприятия с указанием даты возникновения задолженности облегчит Вам работу в дальнейшем.
• Приложите к акту справки по сверке с органами ГНИ и социальными фондами.
Если этих документов нет — запросите их.
На практике, к сожалению, нередки случаи, когда передавать дела некому (бухгалтер просто ушел и не вернулся) или передавать нечего (учет попросту не велся). Если Вы столкнулись с такой ситуацией, то разберитесь, может быть у бывшего бухгалтера были какие–то причины так поступить? Если Вы все же решились начать работать, то будьте готовы работать и за себя и «за того парня». В любом случае настаивайте на том, чтобы дела Вам передавал директор, и он же подписал соответствующий акт. В акте перечислите все документы и регистры учета, которые имеются в наличии, конкретно укажите, каких регистров и документов нет. Недостающие регистры начинайте вести с момента передачи дел. Однако, восстановления учета или отдельных документов, по-видимому, не избежать.
Документы по теме: Письмо ГНАУ №3125/5/26-2119 от 17.04.2002г. «Относительно обязанности вступающего в должность главного бухгалтера проверить бухгалтерскую документацию, оставшуюся после уволившегося главбуха». В письме утверждается, что новый бухгалтер обязан проверить старую бухгалтерскую документацию. Однако, с этим трудно согласиться.
Единственный документ, который содержит требование проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности при приеме и передаче дел при назначении и освобождении главного бухгалтера – это «Положение о главных бухгалтерах», которое было утверждено Постановлением Совета Министров СССР (!) №59 от 21.01.1980г. Несмотря на то, что это положение является формально действующим, сегодня существует документ, который полностью регламентирует обязанности главного бухгалтера – Закон «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности». Такое же мнение высказал и Минфин в письме №31-04200-10-23/161 от 06.11.2003г.
Перечень обязанностей бухгалтера содержится в п.7 статьи 8 Закона «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине». Обязанность бухгалтера проверять ведение учета предшественником там не предусмотрена.
Прокопенко Елена